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19.09.2025

Microsoft 365 für den Mittelstand – Pläne, Kosten & Praxiseinstieg

Was steckt hinter Microsoft 365, welche Business-Pläne gibt es und wie gelingt der Umstieg ohne böse Überraschungen? Dieser Leitfaden fasst alles zusammen, was Entscheider und IT‑Verantwortliche in mittelständischen Unternehmen wissen müssen – von den Lizenzvarianten Basic, Standard und Premium über Datenschutz bis hin zum konkreten Migrationsfahrplan.

Inhalt

Was ist Microsoft 365?
Apps & Dienste im Überblick
Pläne und Lizenzen: Basic | Standard | Premium
Typische Kostenfaktoren im deutschen Mittelstand
Sicherheit, DSGVO & Datenresidenz
Praxis-Szenarien aus KMU‑Projekten
Ihr Fahrplan zur Einführung
FAQ
Nächste Schritte

1 Was ist Microsoft 365?

Microsoft 365 ist eine Cloud‑Suite aus Produktivitäts-, Kollaborations- und Sicherheitsfunktionen, bereitgestellt als Abo‑Dienst. Im Gegensatz zu klassischen Office‑Paketen kombiniert Microsoft 365 vertraute Office‑Apps (Word, Excel …) mit Cloud‑Diensten wie Exchange Online, Teams oder Defender for Business – alles gemanagt über einen zentralen Tenant in Microsoft Entra ID (ehemals Azure AD).

Microsoft 365 Tenant einfach erklärt

Was ist Microsoft Entra ID

Vorteile für KMU

Keine lokale Serverhardware mehr nötig
Regelmäßige Funktionsupdates statt Versionssprünge
Skalierbar von 1 bis 300 Nutzer über alle Business‑Pläne hinweg (Danach sind Enterprise Pläne erforderlich)
Integrierte Sicherheitsfunktionen, die früher Enterprise‑Budgets erforderten

2 Welche Apps und Dienste sind enthalten?

Office‑Apps (Desktop, Web, Mobile)

Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Access* (*Access nur in Plänen mit Desktop‑Apps)

Zusammenarbeit

Microsoft Teams – Chat, Besprechungen, Phone
SharePoint Online – Intranet, Dokumentenmanagement
OneDrive for Business – persönliche Dateien

Kommunikation

Exchange Online – E‑Mail, Kalender, 50 GB (Business) bzw. 100 GB (Enterprise E3/E5) Postfach
Teams Telefonie – Cloud‑PBX & PSTN‑Anbindung

Verwaltung & Sicherheit

Microsoft Entra ID – Benutzer, Gruppen, SSO
Intune – Gerätemanagement für Windows, macOS, iOS, Android
Defender for Business – Endpunktschutz (E‑Mail/Kollaboration via Defender for Office 365 in Business Premium)

Künstliche Intelligenz

Copilot für Microsoft 365 (Add‑on) ist für Business Standard oder Business Premium verfügbar – ohne Mindestabnahme; Voraussetzung ist ein berechtigtes Basisabonnement.

3 Pläne und Lizenzen im Überblick (Auszug)

Business Basic

Web‑ und Mobile‑Apps, Exchange Online, OneDrive, Teams
Kein Desktop‑Office, kein Intune, kein Defender for Business

Business Standard

Alles aus Basic + vollwertige Desktop‑Apps + Desktop Access
Ideal für Unternehmen, die nur Office und Zusammenarbeit benötigen

Business Premium (Empfohlen)

Alles aus Standard + Intune + Defender for Business + Azure Information Protection Plan 1
Empfehlung für Firmen, die mobile Geräte verwalten und Cyber‑Risiken aktiv reduzieren möchten

Enterprise E3 / E5 (Kurz)

Nutzer‑Limit entfällt, erweiterte Compliance‑ und Security‑Pakete
Relevant, wenn Ihr Unternehmen Richtung 300+ Nutzer wächst oder branchenspezifische Regulatorik erfüllen muss

Office 365 vs. Microsoft 365: Office 365 umfasst Produktivitäts‑Apps und Kern‑Dienste wie Exchange/SharePoint/Teams, Microsoft 365 bündelt zusätzlich Security‑ und Management‑Funktionen. Für Neubestellungen rät Microsoft inzwischen fast ausschließlich zu Microsoft 365.

4 Kosten und Budgetfaktoren für KMU in Deutschland

Lizenzliste (Stand 09/2025, Monatsabo bei Jahresbindung, netto)

Microsoft 365 Business Basic: 5,60 € / User
Microsoft 365 Business Standard: 11,70 € / User
Microsoft 365 Business Premium: 20,60 € / User

Doch Lizenzen sind nur die halbe Miete. Prüfen Sie außerdem:

Migration (E‑Mail, Dateien, Anwendungen)
Change‑Management & Schulung (User‑Akzeptanz ist kritisch)
Zusatztools (Backup, Signaturmanager, Telefonsysteme)
Support/Managed Services – intern oder extern (z. B. durch Salfer)

Entscheidungskriterien

Brauche ich Desktop‑Apps? → Standard/Premium
Möchte ich Geräte zentral verwalten? → Premium
Ist erweiterter Ransomware‑Schutz gewünscht? → Premium oder E5

5 Sicherheit, Datenschutz & Datenresidenz

Häufige Schwachstellen in KMU‑Tenants sind nicht fehlende Tools, sondern falsche Konfiguration.

Genau an dieser Stelle setzen wir an: Wir begleiten Unternehmen bei der strukturierten Einführung und Weiterentwicklung ihrer Microsoft-365-Umgebung. Von der Erstkonfiguration über die Definition klarer Rollen- und Sicherheitsrichtlinien bis hin zu regelmäßigen Compliance-Prüfungen sorgen wir dafür, dass Ihr Tenant nicht nur heute sicher ist, sondern auch künftigen Anforderungen an Datenschutz, Governance und Cloud-Sicherheit standhält

DSGVO & Datenstandorte: Tenants deutscher Kunden liegen standardmäßig im EU‑Data‑Boundary. Microsoft ist Auftragsverarbeiter; ein AV‑Vertrag wird bei der Einrichtung per Klick abgeschlossen. Für spezifische Anforderungen lassen sich in Microsoft Purview zusätzliche Compliance‑Vorlagen/Assessments nutzen.

6 Typische Einsatzszenarien im Mittelstand

a) Moderne Dateiablage & Intranet

SharePoint Online ersetzt Fileserver und lokal gehostete CMS. Praxisbeispiele und Strukturtipps finden Sie in unserem Leitfaden SharePoint Online für den Mittelstand — Praxisleitfaden

b) Teamarbeit & Meetings

Teams vereint Chat, Online‑Besprechungen und Telefonie. Durch Direct Routing oder Operator Connect können bestehende Rufnummern übernommen werden – ohne separate TK‑Anlage.

c) E‑Mail‑Migration

Exchange Online bringt 50 GB Postfächer in den Business‑Plänen bzw. 100 GB in Enterprise (E3/E5). Hybrid‑Migrationspfade ermöglichen den nahtlosen Umzug von lokalen Exchange‑Servern.

d) Geräteverwaltung & Endpoint‑Security

Intune verteilt Windows‑Richtlinien, macOS‑Profile und Mobile Apps. Defender for Business erkennt Ransomware in Echtzeit und isoliert betroffene Rechner automatisch.

7 FAQ

Was ist der Unterschied zwischen Office 365 und Microsoft 365?

Office 365 umfasst Produktivitäts‑Apps und Dienste; Microsoft 365 bündelt zusätzlich Security‑ und Managementfunktionen wie Intune und Defender.

Welcher Plan passt zu meinem Unternehmen?

Nur Web‑Apps & E‑Mail → Basic
Volle Office‑Suite, keine Geräteverwaltung → Standard
Security & Device Mgt inkl. Mobile → Premium

Wie lange dauert eine Migration?

Kleine Firmen (bis 50 Nutzer) 3–5 Wochen, Mittelstand (bis 300) 1–4 Monate – abhängig von Alt‑System, Datenmenge und Change‑Management.

Wie sicher ist Microsoft 365?

EU‑Data‑Boundary, ISO 27001, SOC 1/2/3 – aber nur wirksame Konfiguration schützt wirklich.

Was kostet Microsoft 365 wirklich?

Lizenzpreise siehe oben; projektbezogene Einmalkosten variieren stark. Unsere Erfahrung: Gesamt‑TCO sinkt meist ab Jahr 2, sobald lokale Server abgeschaltet sind.

8 Nächste Schritte

Kostenlose Erstberatung: Sie möchten wissen, wie Microsoft 365 in Ihrem Unternehmen – von Mühldorf über Waldkraiburg bis München – konkret aussieht? In einem 30‑minütigen Teams‑Call klären wir Lizenz‑Mix, Migrationspfad und Security‑Lücken.

Managed Services: Ob laufender Tenant‑Support, Security‑Monitoring oder Teams‑Telefonie – die C. Rudolf Salfer GmbH bleibt Ihr Ansprechpartner, während Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren.

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