Beste Bürotechnik für kleine Unternehmen – Empfehlungen & Angebote am Beispiel von Epson

Teaser: Viele kleine Unternehmen im Raum Inn‑Salzach arbeiten noch mit „gewachsenen“ Druckerlandschaften: ein alter Laserdrucker hier, ein günstiger Multifunktionsdrucker dort – Hauptsache, es druckt irgendwie. Das wird schnell teuer, unzuverlässig und bremst die Digitalisierung. In diesem Beitrag zeigen wir, wie ein modernes Bürotechnik‑Setup für kleine Unternehmen aussehen kann – mit Epson Business‑Inkjet als starkem Praxisbeispiel und mit der C. Rudolf Salfer GmbH als regionalem Partner für Planung, Finanzierung und Service.

Warum die richtige Bürotechnik für kleine Unternehmen so wichtig ist

Versteckte Kosten alter Geräte

Die typische Situation in kleineren Firmen, Kanzleien oder Praxen im Raum Mühldorf / Altötting sieht so aus

• ein älterer Laserdrucker, der „schon immer da war“
• Verbrauchsmaterial wird spontan im Online‑Shop bestellt – oft teuer und nicht immer passend
• niemand fühlt sich wirklich verantwortlich, bis das Gerät ausfällt

Was auf den ersten Blick kostengünstig wirkt, verursacht in der Praxis hohe versteckte Kosten

• überhöhte Seitenpreise durch ineffiziente Toner/Tinten und alte Technik
• Ausfallzeiten bei Störungen – besonders kritisch, wenn Rechnungen, Rezepte oder Lieferscheine nicht gedruckt werden können
• Zeitverlust im Alltag: Mitarbeitende suchen nach Treibern, stehen am Gerät oder scannen umständlich über Umwege
• fehlende Digitalisierung: keine sinnvollen Scan‑Workflows, kein durchdachtes Archiv, Medienbrüche an jeder Ecke

Zeitverlust & Sicherheitsrisiken im Alltag

Hinzu kommen Risiken, die vielen kleinen Unternehmen gar nicht bewusst sind

• ungesicherte Drucker im Netzwerk, veraltete Firmware
• Ausdrucke liegen offen im Ausgabefach – heikel z. B. für Arztpraxen oder Kanzleien
• Scans werden auf lokale PCs gelegt, ohne Zugriffskonzept oder Backup

Mit einer modernen, zu Ihrem Unternehmen passenden Bürotechnik für kleine Unternehmen lassen sich diese Themen sauber lösen – ohne, dass Sie eine eigene IT‑Abteilung aufbauen müssen. Epson Business‑Inkjet‑Drucker sind hier ein sehr gutes Beispiel, wie Technik und Wirtschaftlichkeit zusammenpassen, wenn ein Fachpartner wie Salfer die Lösung plant und betreut.

Was kleine Unternehmen wirklich von ihrer Bürotechnik erwarten sollten

Zuverlässigkeit & einfache Bedienung

In kleinen Firmen muss ein Gerät vor allem eines: einfach laufen. Komplexe Menüstrukturen, kryptische Fehlermeldungen oder ständige Papierstaus kosten Nerven

Worauf Sie achten sollten:

• klare, selbsterklärende Bedienoberfläche (Touchdisplay)
• stabile Treiber, einfache Einbindung ins Netzwerk
• automatische Firmware‑Updates und Remote‑Monitoring (über den Fachhändler)

Bei unseren Installationen in Mühldorf, Waldkraiburg und Umgebung erleben wir: Wenn ein Gerät sauber vorkonfiguriert wird, inklusive Scanprofilen und Benutzerrechten, sinkt der Supportaufwand im Alltag erheblich

Transparente und niedrige Gesamtkosten

Für kleine Unternehmen sind nicht nur Anschaffungspreise relevant, sondern die Total Cost of Ownership (TCO)

• Seitenpreis (Tinte/Toner, Verschleißteile)
• Stromverbrauch
• Wartung und Ausfallzeiten

Moderne Epson Business‑Inkjet‑Systeme sind genau dafür ausgelegt: Durch die Heat‑Free‑Technologie (wärmeloses Drucken) entfallen Fuser‑Einheiten, es gibt weniger Verschleißteile und der Stromverbrauch ist deutlich geringer als bei vielen Laserdruckern ähnlicher Klasse. Studien und Vergleichstests zeigen in der Praxis oft bis zu 80 % weniger Energieverbrauch gegenüber vergleichbaren Lasern – ein wichtiger Hebel, gerade bei steigenden Energiekosten

Als Fachhändler können wir diese Werte mit Ihren echten Druckvolumen verknüpfen und in einer Druckkostenanalyse transparent machen.

Energieeffizienz und Nachhaltigkeit

Kleine Unternehmen achten zunehmend auf ihren CO₂‑Fußabdruck – auch weil Kunden, Auftraggeber oder Mitarbeitende das erwarten

Business‑Inkjet von Epson bietet hier u. a.

• keine Aufheizphase, dadurch sehr niedrige TEC‑Werte (kWh/Woche)
• weniger Austauschkomponenten → weniger Abfall
• leiser, kühler Betrieb – angenehm in kleinen Büros, Besprechungsräumen oder Praxen

Wir verbinden solche Geräte bei Bedarf mit weiteren Nachhaltigkeitsbausteinen, z. B. Circular‑Economy‑Systemen (etwa der Ricoh CE‑Serie, siehe unser Blogbeitrag zur Ricoh IM Cxx01CE – Circular Economy Standard)

Scan- & Digitalisierungsfunktionen

Moderner Drucker = Dokumenten‑Hub, nicht nur „Ausgabegerät“. Besonders für kleine Unternehmen wichtig

• Scan‑to‑E‑Mail (mit Adressbuch)
• Scan‑to‑Netzwerkordner, SharePoint oder DMS
• durchsuchbare PDFs (OCR) für eine spätere Volltextsuche

Solche Workflows richten wir typischerweise gleich bei der Inbetriebnahme ein und binden sie in Ihre vorhandene IT ein – etwa Microsoft 365 oder lokale Server in Ihrem Büro

Regionaler Service statt Hotline‑Frust

Ein zentrales Kriterium für Bürotechnik in kleinen Unternehmen ist der Service

• kurze Reaktionszeiten vor Ort
• geschulte Techniker, die Ihre Umgebung kennen
• Leihgeräte und Ersatzteile schnell verfügbar

Genau hier setzt die C. Rudolf Salfer GmbH an: Mit unserem eigenen Technikteam und Werkstatt in Mühldorf betreuen wir Unternehmen im Umkreis von ca. 60 km – von der Inn‑Salzach‑Region bis München‑Ost. In vielen Fällen sind wir innerhalb weniger Stunden beim Kunden, wenn ein System streikt,

Mehr zu unseren Leistungen finden Sie auch auf der Übersichtsseite Bürotechnik bei Salfer

Epson als Praxisbeispiel: Moderne Bürotechnik für kleine Unternehmen

Business‑Inkjet und Heat‑Free Technology im Überblick

Epson hat sich im B2B‑Umfeld klar auf Business‑Inkjet ausgerichtet. Herzstück ist die sogenannte Heat‑Free Technology

• die Tinte wird per Piezoelement auf das Papier gebracht
• es gibt keine aufheizende Fixiereinheit wie beim Laser
• dadurch sinkt der Stromverbrauch und die Aufwärmzeit entfällt nahezu

Für kleine Unternehmen heißt das: Geräte sind sofort druckbereit, verbrauchen weniger Energie und sind wartungsärmer

Wo Epson‑Lösungen im Vergleich zum Laser punkten

Im Alltag kleiner Büros sehen wir in der Praxis insbesondere diese Vorteile

• weniger Energieverbrauch → spürbar geringere Stromkosten
• schnelle erste Seite – ideal bei vielen kurzen Druckjobs
• weniger Verschleißteile → weniger Serviceeinsätze, weniger Abfall
• leiser Betrieb – angenehm, wenn der Drucker im Büro oder Empfang steht

Gleichzeitig bieten aktuelle Epson Business‑Inkjet‑Geräte sämtliche Funktionen, die man aus dem Laser‑Umfeld kennt: PCL/PostScript‑Emulation, sichere Druckfunktionen, zentrale Administration und Anbindung an gängige Print‑Management‑Lösungen

Typische Gerätekategorien für kleine Büros

• kompakte A4‑Farbdrucker‑Alternativen / MFPs für 5–15 Nutzer, mit Duplex, automatischem Dokumenteneinzug (ADF) und Netzwerkanbindung
• monochrome Business‑Inkjet‑MFPs für Kanzleien, Praxen oder Verwaltungen mit hohem Textanteil
• Workgroup‑Systeme für Teams für Abteilungen mit etwas höherem Volumen oder mehrere kleine Teams

Wichtig: Salfer ist herstellerübergreifend aufgestellt (u. a. Ricoh, Sharp, Epson). Epson empfehlen wir besonders dort, wo Energieeffizienz, niedrige Seitenkosten und ein kompakter Formfaktor im Vordergrund stehen.

Konkrete Empfehlungen: Die passende Epson‑Konfiguration für Ihr Unternehmen

Szenario 1 – Kleines Büro / Agentur mit 5–10 Mitarbeitenden

Typischer Fall: Agentur, Ingenieurbüro oder Beratungsunternehmen im Raum Mühldorf, das primär Angebote, Rechnungen, Präsentationen und gelegentlich Marketingunterlagen druckt.

Empfohlene Gerätekategorie

• 1x zentraler Epson Business‑Inkjet‑MFP (A4, Farbe)
• Duplexdruck, ADF, Netzwerk / WLAN, ggf. Faxfunktion

Warum das gut passt

• günstige Farbseiten für Präsentationen und Reports
• sofort startklar, kein „Aufheizen“ zwischendurch
• kompakt genug, um im Büro oder Besprechungsraum zu stehen

So setzt Salfer das um

• Aufnahme Ihrer Druck‑ und Scananforderungen
• Einrichtung von Profilen wie „Scan in Projektordner auf dem Server“ oder „Scan an Buchhaltung@…“
• Einbindung ins Firmennetz (inkl. Rechtekonzept)
• optional: Mietmodell inkl. Tinte, Service und Monitoring, sodass Sie fixe monatliche Kosten haben

Szenario 2 – Kanzlei oder Arztpraxis mit hohen Datenschutzanforderungen

Typischer Fall: Steuerkanzlei in Altötting oder Arztpraxis in Waldkraiburg mit sensiblen Mandanten‑ oder Patientendaten

Empfohlene Gerätekategorie

• Epson Business‑MFP (A4 Farbe oder s/w)
• mit Benutzer‑Authentifizierung (PIN / ID)
• sichere Scan‑ und Druckfunktionen (z. B. Pull‑ / Follow‑Me‑Print)

Vorteile

• Ausdrucke werden erst beim Anmelden am Gerät freigegeben
• vertrauliche Dokumente bleiben nicht im Ausgabefach liegen
• energieeffizienter, leiser Betrieb im Wartebereich oder Backoffice

So setzt Salfer das um

• Planung und Umsetzung eines Sicherheitskonzepts für Drucken und Scannen
• Verbindung mit vorhandenen IT‑Strukturen (z. B. Kanzleisoftware, Praxis‑EDV, Microsoft 365)
• Schulung der Mitarbeitenden vor Ort
• optional: Anbindung an sichere Drucklösungen

Szenario 3 – Handwerksbetrieb mit Lager und mobiler Arbeit

Typischer Fall: Elektriker, Installateur oder Logistiker aus der Inn‑Salzach‑Region mit Büro, Lager und mobilen Monteuren

Empfohlene Gerätekategorie

• zentraler Epson Workgroup‑Drucker oder ‑MFP im Büro
• ggf. zusätzlicher kompakter Drucker im Lager (s/w oder Farbe)

Anforderungen

• Lieferscheine, Rechnungen, Etiketten, Checklisten
• mobiles Drucken von Tablets / Smartphones
• robustes Gerät, das auch im Lagerumfeld zuverlässig funktioniert

So setzt Salfer das um

• WLAN‑ oder LAN‑Einbindung in Büro und Lager
• Konfiguration mobiler Druckprofile für Monteure
• optional: Cloud‑Printing und Anbindung an Auftrags‑ oder ERP‑Systeme

Szenario 4 – Kreativteam mit hohem Farbanteil

Typischer Fall: Start‑up, Marketingagentur oder Grafikbüro im Großraum Wasserburg / München‑Ost

Empfohlene Gerätekategorie

• leistungsfähiger Epson Business‑Inkjet‑Farbdrucker / MFP
• optional ein zweites, günstiges s/w‑Gerät für interne Massenprints

Vorteile

• hohe Druckqualität für Präsentationen und Proofs
• gute Unterstützung von hochwertigen Papieren (je nach Modell)

So setzt Salfer das um

• Analyse, welche Jobs wirklich Farb‑„High‑Quality“ brauchen
• Kostenkalkulation: farbig vs. s/w, zentral vs. verteilte Geräte
• Vorschlag einer Kombination aus Hauptgerät + Zusatzsystem(en) mit passendem Leasing‑ oder Mietmodell

Mehr als nur Drucker: Service, Finanzierung und Unterstützung durch Salfer

Managed Print Services für kleine Unternehmen

Viele Unternehmen verbinden Managed Print Services noch mit großen Konzernen. Tatsächlich lassen sich die Vorteile aber sehr gut auf kleine Flotten mit 1–5 Geräten übertragen

• Analyse der bestehenden Geräte und Druckverteilung
• Vorschlag einer optimierten Konfiguration (ggf. Zusammenfassung oder Austausch von Altgeräten)
• automatische Toner/Tinten‑Belieferung, Zählerablesung und Störungsmonitoring

Für Sie bedeutet das: Sie müssen sich nicht mehr um Verbrauchsmaterial und Wartung kümmern, sondern haben eine monatlich transparente Kostenstruktur

Kauf, Miete oder Leasing – was passt zu Ihnen?

• Kauf – sinnvoll bei sehr langfristiger Nutzung und geringem Servicebedarf
• Miete / All‑Inclusive‑Miete – feste monatliche Rate inkl. Gerät, Service und oft auch Tinte/Toner
• Leasing – planbare Raten, am Ende Laufzeitoptionen (Rückgabe, Übernahme, Tausch)

Wir rechnen gemeinsam mit Ihnen durch, welches Modell für Ihr kleines Unternehmen wirtschaftlich am sinnvollsten ist – und binden dabei sowohl Epson‑Geräte als auch andere Hersteller ein

Persönlicher Service vor Ort in der Region Mühldorf & Inn‑Salzach

Als Bürotechnik‑Anbieter in Mühldorf am Inn betreuen wir Kunden in

• Mühldorf, Altötting, Waldkraiburg, Neuötting
• Wasserburg, Haag, Burghausen
• sowie Teilen von München‑Ost und dem weiteren Inn‑Salzach‑Gebiet

Mit eigenen Technikern, Ersatzteil‑Lager und Werkstatt sorgen wir für kurze Wege und schnelle Reaktionszeiten. Im Störungsfall ist ein Techniker in der Regel innerhalb kurzer Zeit vor Ort

Checkliste: So finden Sie die beste Bürotechnik für Ihr kleines Unternehmen

• Druck‑ & Scanvolumen – wie viele Seiten drucken und scannen Sie pro Monat (grob geschätzt)
• Nutzerzahl – wie viele Mitarbeitende sollen das Gerät nutzen
• Farbe oder s/w – wo ist Farbe wirklich notwendig, wo reicht s/w
• Scan‑Ziele – benötigen Sie Scan‑to‑E‑Mail, Netzwerkordner, DMS oder Cloud
• Datenschutz & Vertraulichkeit – müssen Ausdrucke geschützt werden oder gibt es DSGVO‑kritische Dokumente
• Finanzierungsform – wollen Sie kaufen oder lieber mieten / leasen, um Budget zu schonen
• Energie & Nachhaltigkeit – welche Rolle spielen Stromverbrauch, Abfall und Zertifizierungen

Diese Punkte gehen wir mit Ihnen in einem unverbindlichen Beratungsgespräch systematisch durch – häufig zeigt sich dabei, dass eine moderne Epson Business‑Inkjet‑Lösung in Kombination mit einem Servicevertrag eine insgesamt sehr wirtschaftliche und sichere Variante sein kann

Fazit & nächster Schritt: Mit Salfer zur optimalen Epson‑Lösung

Für kleine Unternehmen, Kanzleien, Praxen und Handwerksbetriebe ist ein professionell geplantes Bürotechnik‑Setup ein echter Hebel

• Epson Business‑Inkjet und Multifunktionsdrucker zeigen exemplarisch, wie sich niedrige Betriebskosten, Energieeffizienz und hohe Zuverlässigkeit verbinden lassen
• Die beste Bürotechnik für kleine Unternehmen ist nie nur ein einzelnes Gerät, sondern immer die Kombination aus passender Gerätekonfiguration, durchdachten Scan‑ und Sicherheitskonzepten sowie verlässlichem Service und fairer Finanzierung

Als C. Rudolf Salfer GmbH begleiten wir Unternehmen in der Region Mühldorf / Inn‑Salzach seit Jahrzehnten bei genau diesen Entscheidungen – herstellerunabhängig, mit starkem Service‑Fokus und persönlicher Betreuung

Nächster Schritt

• Vereinbaren Sie eine unverbindliche Druckkostenanalyse
• Sprechen Sie direkt mit unserem Bürotechnik‑Team über passende Epson‑ und Alternativlösungen

Zur Bürotechnik‑Übersicht bei Salfer

Weitere interessante Beiträge und Hintergrundinformationen finden Sie in unserem Blog unter www.salfer.de/blog