Empfangsbereich gestalten: Architektur, Möbel, Licht & Akustik als stille Gastgeber

Der Empfangsbereich ist die erste räumliche Begegnung mit Ihrem Unternehmen – oft prägender als das erste Gespräch. Wer hier nur eine Theke und zwei Stühle hinstellt, verschenkt Potenziale: für Marke, Mitarbeitergewinnung, Sicherheit und effiziente Abläufe. In diesem Leitfaden zeigen wir, wie Sie Ihren Empfangsbereich gestalten können – strategisch, atmosphärisch und funktional. Und wie wir Sie dabei von der Büroplanung bis zur fertigen Büroeinrichtung begleiten.

1. Ankommen statt Abfertigung: Was ein moderner Empfangsbereich leisten muss

Stellen Sie sich drei Situationen vor

• Kunde betritt zum ersten Mal Ihre Firma
• Bewerber kommt fünf Minuten zu früh und schaut sich um
• Mitarbeiter startet den Tag, holt Post, trifft kurz Kollegen im Empfang

Bevor jemand ein Wort sagt, hat der Raum bereits gesprochen. Architektur, Empfangsmöbel, Licht, Farben, Akustik, Gerüche – all das formt ein Bild: professionell oder improvisiert, einladend oder distanziert, klar strukturiert oder chaotisch.

Ein gut gestalteter Empfangsbereich im Büro sollte

• Orientierung geben: Wo melde ich mich? Wo setze ich mich hin? Wie geht es weiter?
• Wohlfühlen ermöglichen: Keine Bahnhofsatmosphäre, sondern ein kurzes Ankommen
• Sicherheit und Kontrolle bieten: Wer darf wohin? Wer behält den Überblick?
• Marke und Kultur erlebbar machen: Was macht dieses Unternehmen aus?

Genau an dieser Schnittstelle setzt professionelle Büroplanung an – nicht als Dekoprojekt, sondern als strategische Raumgestaltung.

2. Der Empfang als Übergangszone zwischen Außenwelt und Arbeitswelt

Ein Empfangsbereich ist keine einzelne Rezeptionsecke, sondern eine Übergangszone zwischen Straße oder Parkplatz und der Unternehmenswelt, zwischen öffentlichem Raum und Gästen mit Ziel im Haus.

Aus Planersicht denken wir dabei immer in Zonen

• Ankommenszone: Tür, Windfang, erster Blick in den Raum
• Kontaktzone: Empfangstheke, Check-in, kurze Fragen
• Warte- und Übergangszone: Lounge, Sitzgelegenheiten, kurze Aufenthalte
• Wegeführung: Sichtachsen zu Aufzügen, Fluren, Besprechungsräumen
• Sicherheitszone: Zutrittskontrollen, Schleusen, Glastrennwände etc

Je nach Grundriss – ob kompakter Empfang in einer Anwaltskanzlei oder großzügiges Foyer in einem Industrieunternehmen – verschieben sich diese Zonen. Im Rahmen unserer Büroplanung betrachten wir den Empfang immer im Gesamtzusammenhang mit dem Grundriss, nicht isoliert.

3. Architektur, Möbel und Licht als „stille Gastgeber“

Architektur & Grundriss

Schon einfache architektonische Entscheidungen prägen den Eindruck

• Raumhöhe und Proportionen beeinflussen Wirkung und Akustik
• Blickachsen: Idealerweise ist die Empfangstheke sofort sichtbar
• Öffnungsrichtung: Wer durch die Tür kommt und zunächst eine Rückwand sieht, fühlt sich oft falsch

In der Planungsphase entwickeln wir häufig Skizzen mit Bewegungsprofilen: Wie läuft ein Besucher tatsächlich und was sieht er aus welcher Perspektive

Empfangsbereich Möbel: mehr als Theke + Stuhl

Zu einem durchdachten Empfang gehören unter anderem

• Empfangstheke / Counter
• Wartebereich mit Lounge- oder Soft-Seating-Möbeln
• Zwischenzonen: Stehplätze für Kurzwarter, Stehtische für Formulare, kleine Nischen
• Funktionsmöbel: Garderobe, Schließfächer, Post- und Paketbereiche, Sideboards

Die Kunst besteht darin, diese Möbel so zu platzieren, dass Laufwege logisch bleiben, Besucher sich nicht „ausgestellt“ fühlen und Mitarbeiter am Empfang konzentriert arbeiten können. Einen Überblick über typische Möbelwelten, inkl. Soft Seating für Empfang und Lounge, finden Sie auf unserer Seite Büroeinrichtung

Licht als stiller Gastgeber

Licht führt Besucher – auch ohne Schilder. Ein gutes Konzept kombiniert

• Grundbeleuchtung: Gleichmäßige, angenehme Helligkeit
• Zonenlicht: Etwas mehr Licht an Theke und Wegeführung
• Akzentlicht: Auf Logo, Kunst, Materialien oder Pflanzen

Dabei geht es nicht nur um Optik, sondern auch um Arbeitsbedingungen am Empfang: Lesbarkeit, Bildschirmarbeit, keine Blendung durch Glasflächen. Normative Hinweise dienen als Grundlage; in der Praxis übersetzen wir das in konkrete Leuchten-Positionen, Lichtfarben und Steuerungen.

4. Orientierung ohne Schilderflut

Wer „Empfangsbereich Firma gestalten“ googelt, findet viele Beispiele, in denen die Lösung offenbar in noch mehr Schildern gesucht wurde. Typische Fehler sind Aushänge an jeder Tür, Pfeile in alle Richtungen oder provisorische Ausdrucke statt klares Leitsystem.

Besser ist eine intuitive Orientierung durch

• Raumlogik: Empfangstheke im Blick, klare Wege
• Bodenbeläge: Ein Bodenmaterial führt zum Empfang, ein anderes in Nebenbereiche
• Licht: Hellerer Bereich dort, wo ich mich melden soll
• Möblierung: Sitzbereiche klar abgesetzt von Laufwegen

Schilder brauchen Sie trotzdem – aber wenige, klare, hochwertige im Corporate Design und mit konsequenten Piktogrammen statt Zettelwirtschaft.

5. Die Empfangstheke: Schnittstelle von Funktion & Identität

Funktionale Anforderungen

• Ergonomie: Steh- und Sitzarbeitsplätze für das Empfangsteam, gute Erreichbarkeit von Telefon, PC, Unterlagen
• Barrierefreiheit: Bereiche in abgesenkter Höhe für Rollstuhlfahrer; klare, anfahrbare Zonen
• Sichtschutz: Dokumente, Bildschirme und Technik sollten von Besucherseite nicht einsehbar sein
• Technik-Integration: Kabelmanagement, Strom, Netzwerk, ggf. Zutrittstechnik, Besucher-Management-Systeme
• Stauraum: Für Unterlagen, Schlüssel, Ausweise, Paketablage, Bürobedarf

Gestalterische Rolle

Die Theke ist zugleich Markenträger

• Formensprache passend zur Branche
• Materialien: Holz, HPL, Metall, Glas, Mineralwerkstoffe
• Corporate Design: Logo, Unternehmensfarben, ggf. hinterleuchtete Elemente

Unterschiedliche Szenarien, die wir häufig umsetzen, reichen von repräsentativ über diskret bis sicherheitsorientiert oder serviceorientiert. Solche Lösungen lassen sich nur sinnvoll planen, wenn Grundriss, Abläufe, Technik und Corporate Identity gemeinsam gedacht werden.

6. Materialien, die Vertrauen schaffen

Materialien im Empfang sollen gut aussehen, angenehm wirken und alltagstauglich sein

• Holz & Holzdekore: Warm und wohnlich
• Mineralwerkstoffe / HPL: Robust und hygienisch
• Glas & Metall: Klar und hochwertig, kombiniert mit wärmeren Elementen
• Textile Oberflächen: Für Sitzmöbel und Wandpaneele, gleichzeitig akustisch wirksam

In Fluren, Wartezonen und Eingängen spielen zudem Themen wie Brandschutz, Fluchtwege und Materialklassifizierungen eine Rolle. Wie Sie Möbel dort sicher und normgerecht integrieren, haben wir im Beitrag Brandschutz ohne Designkompromisse – Möbel in Fluren, Wartezonen und Eingängen sicher planen aufbereitet.

7. Farbkonzept: Stimmung beim Eintreten

Farben wirken sofort und unbewusst. Ein nachgedachtes Farbkonzept für den Empfangsbereich berücksichtigt

• Psychologie: Blau und Grün wirken ruhig und seriös, Erdtöne sind warm und einladend
• Corporate Colors einbinden, ohne den Raum zur Logo-Farbbombe zu machen
• Zonen markieren: Theke durch stärkere Präsenz, Wartebereich ruhiger, Durchgangswege neutral

Farben müssen immer mit Materialien und Licht gedacht werden: Eine Farbe wirkt unter warmweißen Leuchten anders als unter neutralweißen.

8. Akustik im Empfangsbereich: oft unterschätzt

Ein optisch perfekter Empfangsbereich, in dem jedes Gespräch hallt, wirkt unprofessionell und anstrengend. Gerade in Marmor- oder Betontreppenhäusern, Glasfassaden oder offenen Eingangsbereichen ist Akustikplanung Pflicht.

Hebel in der Praxis sind unter anderem

• Deckenlösungen mit schallabsorbierenden Elementen
• Wandabsorber an großen, harten Flächen
• Akustisch wirksame Möbel wie Polstermöbel und Teppichinseln
• Glastrennwände mit akustischer Optimierung

Wie Glastrennwände Licht, Akustik und Flexibilität gleichzeitig verbessern, zeigen wir im Beitrag Glastrennwände im Büro: Praxis-Leitfaden zu Licht, Akustik & Flexibilität. Ein wichtiger Aspekt im Empfang ist Diskretion. Sensible Gespräche am Tresen sollten nicht im gesamten Foyer mitgehört werden.

9. Sitzmöglichkeiten: Warten neu denken

„Warten“ hat heute oft einen anderen Charakter: Menschen checken E-Mails, bereiten Termine vor oder führen kurz ein Telefonat. Den Wartebereich im Empfang gestalten heißt daher

• Sitztypen mischen: Lounge-Sessel, Bänke, hohe Sitzplätze
• Privatsphäre berücksichtigen: Rückenlehnen, Nischen, Pflanzenelemente als Abschirmung
• Funktion einbauen: Strom- und USB-Anschlüsse, Ablagen oder Tische

Unsere Produktwelt im Bereich Soft Seating finden Sie unter Büroeinrichtung

10. Empfangsbereich: nicht nur für Gäste, auch für Mitarbeitende

Ein modernes Empfangskonzept betrachtet immer auch die Mitarbeiterperspektive

• Täglicher Reset-Moment beim Ankommen
• Kurzabstimmungen am Info-Point
• Interne Services wie Poststelle, Paketannahme, Besucherausweise

Gut geplant wird der Empfang kein „Schalterraum“, sondern ein hoch funktionaler, freundlicher Drehpunkt im Gebäude – ähnlich einem Work-Café, nur mit stärkerem Fokus auf Repräsentanz und Sicherheit. Parallelen zeigen wir im Beitrag Cafeteria-Design: Work-Café als Herz moderner Arbeitswelten

11. Offenheit vs. Sicherheit: der richtige Spagat

Besucher sollen sich willkommen fühlen – gleichzeitig müssen Zutritt, Datenschutz und Sicherheit gewährleistet sein. Mögliche Bausteine sind

• Zutrittskontrolle sinnvoll und gestalterisch integriert
• Diskretion an der Theke mit abgewinkelten Monitoren und Sichtschutz
• Möblierung und Fluchtwege: keine Stolperfallen, klar freigehaltene Rettungswege

Die Kunst besteht darin, Sicherheit nicht sichtbar bedrohlich, sondern selbstverständlich mitgedacht wirken zu lassen.

12. Stauraum unsichtbar integrieren

Nichts zerstört den ersten Eindruck so zuverlässig wie sichtbares Chaos. In der Praxis planen wir deshalb immer

• Rückraum hinter der Empfangstheke mit Schränken und Technikzonen
• Integrierte Stauraummöbel wie Sideboards, Garderoben und Paketflächen
• Saubere Kabelführung und Verblendungen

Gut gelöste Stauraumkonzepte sieht der Besucher nicht – er spürt nur Ordnung und Professionalität.

13. Pflanzen & natürliche Elemente im Empfang

Natürliche Elemente senken Stress, steigern Wohlbefinden und können die Akustik verbessern. Im Empfangsbereich eignen sich besonders

• Robuste Pflanzen in hochwertigen Gefäßen
• Großgrün zur Zonierung zwischen Laufwegen und Wartebereichen
• Mooswände oder begrünte Elemente als akustisch wirksame Highlights
• Holzoberflächen und warme Texturen

Welche Effekte Büropflanzen auf Produktivität und Wohlbefinden haben, lesen Sie im Beitrag Grün wirkt: Bis zu 15 % mehr Produktivität dank Büropflanzen

14. Licht: funktional und atmosphärisch zugleich

Ein professionell gestalteter Empfangsbereich kombiniert

• Arbeitslicht für das Empfangsteam: ausreichend hell und blendfrei
• Ambientelicht für Besucher: angenehme Grundhelligkeit
• Inszenierung: Logo, Markenwand oder Architekturdetails gezielt hervorheben
• Tageslichtnutzung: Blendung und Überhitzung vermeiden

In modernen Projekten werden häufig Lichtszenen genutzt für unterschiedliche Tageszeiten oder Veranstaltungen im Foyer.

15. Zeitlos statt Trendopfer

Empfangsbereiche werden meist auf 7 bis 10 Jahre ausgelegt. Empfehlungen sind

• Zeitlose Grundmaterialien und Formen bei Theke, Boden und Decke
• Austauschbare Elemente wie Grafiken, Digital Signage und lose Möbel
• Neutrale Basis, auf der Corporate Design und Akzente leicht angepasst werden können

So bleibt Ihr Empfang auch dann aktuell, wenn sich Logo oder Kampagnen ändern.

16. Warum gute Empfangsbereiche selten auffallen – und genau deshalb wirken

Der ideale Empfangsbereich ist selten ein Showmoment. Er funktioniert unaufgeregt perfekt

• Besucher finden sich sofort zurecht
• Wartezeiten fühlen sich kurz und angenehm an
• Gespräche können vertraulich geführt werden
• Mitarbeiter arbeiten konzentriert und effizient
• Marke, Werte und Kultur sind spürbar, ohne laut plakatiert zu sein

In unserer Region erleben wir immer wieder: Sobald ein Empfangsbereich professionell geplant und eingerichtet ist, sprechen Besucher weniger über den Raum, aber sie bewerten das Unternehmen ganz anders.

Ihren Empfangsbereich gestalten – mit Salfer von der Idee bis zur Umsetzung

Ob Sie einen neuen Empfangsbereich gestalten, eine bestehende Empfangszone modernisieren oder Ihr Unternehmensdesign räumlich erlebbar machen möchten: Wir begleiten Sie von der Analyse Ihrer Abläufe über Grundriss- und Zonenplanung bis hin zur Auswahl und Lieferung der passenden Büroeinrichtung – inklusive Empfangstheke, Wartebereich, Akustiklösungen, Beleuchtung und Bepflanzung

Mehr zu unseren Leistungen finden Sie unter Büroeinrichtung – Leistungsübersicht & Produktbereiche

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